Mit Urteil vom 14. Juli 2025 (Az. 4 SLa 26/24) hat das Landesarbeitsgericht (LAG) Hamburg eine für die Praxis bedeutende Entscheidung getroffen. Im Mittelpunkt steht die Frage, ob der Zugang eines Schreibens – etwa eine Einladung zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (bEM) oder eine Kündigung – durch ein Einwurf-Einschreiben zuverlässig nachgewiesen werden kann.
Das LAG Hamburg verneint dies ausdrücklich und stellt damit die bislang weit verbreitete Praxis vieler Unternehmen in Frage. Das gilt jedenfalls für das dem Fall zugrundeliegende Scan-Verfahren, bei dem der Zusteller die Zustellung mit einem Scanner automatisiert dokumentiert. Das BAG hat die Revision des Beklagten gegen die Entscheidung des LAG Hamburg zurückgewiesen (BAG, Urteil vom 07.05.2026 – 2 AZR 184/25).

I. Kernaussage der Entscheidung des LAG Hamburg

Ausgangspunkt für die Entscheidung war eine krankheitsbedingte Kündigung eines Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber. Voraussetzung für die Wirksamkeit der Kündigung war unter anderem die ordnungsgemäße Durchführung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements (bEM).

Der Arbeitgeber hat hierzu vorgetragen, den Arbeitnehmer per Einwurf-Einschreiben zu einem weiteren bEM eingeladen zu haben. Der Arbeitnehmer bestritt jedoch den Zugang dieses Schreibens. Der Arbeitgeber konnte den Zugang nicht beweisen, sodass das LAG Hamburg davon ausging, dass kein ordnungsgemäßes bEM durchgeführt worden war. Die Folge: Die Kündigung war unverhältnismäßig und damit unwirksam.

Das LAG Hamburg stellt infolgedessen klar, dass beim Versand eines Schreibens per Einwurf-Einschreiben kein Anscheinsbeweis für den tatsächlichen Zugang beim Empfänger besteht. Das bedeutet im Einzelnen, auch wenn der Absender einen Einlieferungsbeleg vorlegt, eine Sendungsverfolgung oder einen Zustellnachweis der Post vorweisen kann, reicht dies nicht aus, um aus rechtlicher Perspektive davon auszugehen, dass das Schreiben den Empfänger auch tatsächlich erreicht hat. Im Streitfall muss der Zugang daher konkret bewiesen werden.

II. Hintergrund der Entscheidung: Unsicherheiten im Zustellvorgang moderner Auslieferungsverfahren

Das LAG Hamburg begründet seine Entscheidung insbesondere mit den Unsicherheiten im Zustellvorgang moderner Einwurf-Einschreiben. Zwar dokumentiert der Zusteller die Zustellung mittels Scan und elektronischer Erfassung, jedoch bestehen dabei mehrere Schwachstellen:

• Der Zusteller bestätigt den Vorgang bereits vor dem tatsächlichen Einwurf,
• Fehler bei der Zuordnung von Briefkästen sind möglich,
• Der Zustellnachweis enthält keine konkreten Angaben zur Adresse oder Uhrzeit oder
• Es bleibt unklar, ob der Brief eingeworfen oder übergeben wurde.

Aus diesen Unsicherheiten resultierend fehlt es nach Auffassung des Gerichts an einem „typischen Geschehensablauf“, der eine Voraussetzung für einen Anscheinsbeweis wäre.

III. Erhöhte Anforderungen an den Zugangsnachweis

Die Entscheidung fügt sich in die allgemeinen Grundsätze zum Zugang von Willenserklärungen ein. Die Person, die sich auf den Zugang beruft, trägt die Beweislast dafür.

Jedoch verschärft das Urteil die praktischen Anforderungen erheblich. Ein bislang weit verbreitetes und in der Praxis häufig genutztes Instrument – das Einwurf-Einschreiben – genügt künftig regelmäßig nicht mehr, um einen rechtssicheren Zugangsnachweis führen zu können.

Insbesondere für das Arbeitsrecht ist diese Entwicklung von Relevanz, da der Zugang beispielsweise für Kündigungen, Abmahnungen, Fristsetzungen oder Einladungen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (bEM) maßgeblich für die Wirksamkeit der jeweiligen Maßnahme ist. Kann der Zugang im Streitfall nicht nachgewiesen werden, besteht das Risiko für den Arbeitgeber, dass wichtige Fristen nicht nachgewiesen werden können, Maßnahmen als unwirksam gelten oder Prozesse verloren gehen. Insbesondere im Kündigungsschutzrecht kann das gravierende wirtschaftliche Folgen für den Arbeitgeber mit sich bringen.

IV. Praktische Auswirkungen für Unternehmen und Arbeitgeber

Vor dem Hintergrund der aktuellen Rechtsprechung sollten Unternehmen und Arbeitgeber ihre bisherigen Zustellprozesse sorgfältig überprüfen und – sofern erforderlich – anpassen.

Um die Wirksamkeit rechtlich relevanter Erklärungen sicherzustellen, empfiehlt es sich, auf Zustellungsformen mit höherem Beweiswert zurückzugreifen. Hierzu zählt insbesondere die persönliche Übergabe des Schreibens gegen Empfangsbestätigung, da der Zugang hierbei eindeutig dokumentiert werden kann. Auch die Zustellung durch einen Boten – ein professioneller Kurierdienst oder ein zuverlässiger Mitarbeiter – stellt künftig eine geeignete Alternative dar, sofern dieser den Einwurf schriftlich dokumentiert und im Streitfall bezeugen kann.

Darüber hinaus bietet das Übergabe-Einschreiben mit Unterschrift des Empfängers eine deutlich höhere Sicherheit als das Einwurf-Einschreiben. In besonders bedeutsamen oder risikobehafteten Fällen kann zudem die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher in Betracht gezogen werden.

Diese Zustellvarianten gewährleisten einen erheblich besseren Nachweis des Zugangs und tragen dazu bei, rechtliche Risiken zu minimieren.

Bitte beachten Sie, dass die obigen Ausführungen nur eine verkürzte unverbindliche Zusammenstellung nach heutigem Stand darstellen. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit wird keine Haftung übernommen.

Gerne unterstützen wir Sie dabei, sowohl bei der Auswahl geeigneter, rechtssicherer Zustellungsvarianten als auch in konkreten Einzelfällen, in denen es auf die Beweisführung des Zugangs im Streitfall maßgeblich ankommt.

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