BMF passt Verwaltungsanweisung zur Umsatzsteuer an gesetzliche Änderungen u.a. zu Voranmeldezeiträumen, verkürzten Aufbewahrungsfristen und unberechtigter Ausweis nach § 14c Abs 2 UStG bei Gutschriften an nichtunternehmerische Personen an

Worum geht’s?

Mit Schreiben vom 08. Juli 2025 passt das Bundesministerium der Finanzen den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) an diverse gesetzliche Änderungen aus dem Wachstumschancengesetz, dem JStG 2024 und dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz an.

Anpassung der Schwellenwerte für USt-VA und Differenzbesteuerung

So wurden zum 01.01.2025 die Schwellenwert zur monatlichen von Umsatzsteuer-Voranmeldungen von 7.500 EUR auf 9.000 EUR angehoben. Unternehmer, deren Steuerzahllast im Jahr 2024 unter der neuen Grenze lag, müssen daher nunmehr nur vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Ferner wurde zum 01.01.20205 auch der Schwellenwert für die Befreiung von der Abgabe von Umsatzsteuer von 1.000 EUR auf 2.000 EUR angehoben. Damit müssen Unternehmen, die unter diese Grenze fallen nur eine jährliche Umsatzsteuererklärung und keine Voranmeldungen abgeben.

Darüber hinaus wurde im Rahmen der Differenzbesteuerung auch der Grenzbetrag für die Zulässigkeit der Besteuerung nach der Gesamtdifferenz von bisher EUR 500 auf EUR 750 Einkaufspreis angehoben.

Beides wurde nunmehr auch im UStAE mit Wirkung ab den 01.01.2025 nachgezogen.

Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Rechnungen nach § 14b Abs. 1 UStG auf 8 Jahre

Hinsichtlich der seit 01.01.2025 geltenden Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Rechnungen von zehn auf acht Jahre, stellt das BMF klar, dass diese für alle Rechnungen gilt, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen ist. Bei Kreditinstituten, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstituten gilt dies allerdings regelmäßig erst für Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 01. Januar 2026 noch nicht abgelaufen ist.

Somit müssen Rechnungen, die vor dem 01. Januar 2017 ausgestellt wurden, regelmäßig nicht mehr aufbewahrt werden.

Zu beachten ist allerdings, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für Steuerveranlagungen von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen sind.
Dies betrifft insbesondere auch Rechnungen, die für eine Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG in Grundstücksfällen relevant sind. In derartigen Fällen endet die Aufbewahrungsfrist erst, wenn die Festsetzungsfrist für das letzte Jahr des zehnjährigen Berichtigungszeitraums abgelaufen ist.
Korrespondierend zu dieser Vorschrift wurde auch die Bußgeldvorschrift angepasst, für die die gleichen Anwendungsregeln gelten.

ACHTUNG: Für andere umsatzsteuerliche Aufzeichnungspflichten nach § 22 USG gilt allerdings weiterhin die Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahre.

Steuerausweis nach § 14c Abs. 2 UStG in einem als Gutschrift verwendeten Dokument

Im Rahmen des JStG 2024 wurde der unberechtigte Steuerausweis nach § 14c Abs 2 UStG dahingehend erweitert, dass eine Person zu Unrecht ausgewiesen Umsatzsteuer auch dann schulden kann, wenn der Steuerausweis in einer Gutschrift an eine nicht unternehmerisch tätige Person erfolgt.

Dieser Punkt wurde in § 14c Abs. 2 Nr. 2 UStG neu aufgenommen, da der BFH in seinem Urteil vom 27.11.2019 (V R 23/19) entschieden hatte, dass eine Gutschrift, die nicht über die Leistung eines Unternehmers ausgestellt ist, einer Rechnung nicht gleichsteht und insofern keinen unberechtigten Steuerausweis auslöst. Das bisherige BMF hierzu wird daher nunmehr aufgehoben und der UStAE um weitere Klarstellungen und Beispiele zur neuen Regelung ergänzt

Durch die Neureglung gilt daher nunmehr für alle Fälle die nach der Verkündung des JStG am 05.12.2024 verwirklicht wurden Folgendes.

In Fällen in denen vereinbarungsgemäß vom Leistungsempfänger eine umsatzsteuerliche Gutschrift mit Umsatzsteuer ausgestellt wurden und der Empfänger diesem Dokument nicht unverzüglich widerspricht, obwohl er nicht Unternehmer ist oder die abgerechnete Leistung tatsächlich nicht ausgeführt hat, schuldet er dennoch die unberechtigt ausgewiesene Steuer nach § 14c Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG.
Nur wenn der Empfänger unverzüglich widerspricht, entsteht keine Steuer. Im Übrigen führt alleine ein (späterer) wirksamer Widerspruch gegen eine Gutschrift nicht zur Beseitigung der Steuergefährdung, sodass in diesem Fall der Gutschriftempfänger die ausgewiesene Steuer weiterhin nach § 14c Abs. 2 UStG schuldet, bis die Steuergefährdung beseitigt worden ist

Ferner wird nunmehr in den USTAE auch das Beispiel für § 14c Abs 2 UStG der Gutschrift an einen Unternehmer mit aufgenommen, der einen nicht unternehmerisch genutzten PKW an einen Gebrauchtwagenhändler verkauft.

Fazit

Nach über einem halben Jahr, passt das BMF nun endlich auch die Verwaltungsanweisung zur Umsatzsteuer an einzelne seit 01.01.2025 geltenden gesetzliche Änderungen an und konkretisiert einzelne Anwendungsfragen.