Compliance

Am 2. Juli 2023 trat das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft. Es verpflichtet Unternehmen ab einer Größe von 50 Mitarbeitern zur Einrichtung eines internen Hinweisgebersystems. Kleineren Unternehmen mit einer Beschäftigtenzahl zwischen 50 und 249 wird dabei eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023 eingeräumt.

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Vorgaben und Anforderungen für Arbeitgeber durch das Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz zielt darauf ab, einen umfassenden Schutz für Whistleblower zu gewährleisten und diese vor möglichen Repressalien zu schützen. Hierzu enthält das Gesetz folgende Vorgaben:

• Unternehmen und Organisationen mit mindestens 50 Mitarbeitern müssen interne Hinweisgebersysteme einführen und betreiben. Kleinere Unternehmen zwischen 50 und 249 Beschäftigten haben bis zum 17. Dezember 2023 Zeit, dies umzusetzen.
• Sobald ein Hinweis eingegangen ist, muss die interne Meldestelle dies innerhalb von sieben Tagen dem Whistleblower bestätigen.
• Innerhalb von drei Monaten muss die Meldestelle den Whistleblower über die ergriffenen Maßnahmen informieren, zum Beispiel über die Einleitung interner Compliance-Untersuchungen oder die Weiterleitung der Meldung an eine zuständige Behörde, wie beispielsweise eine Strafverfolgungsbehörde.
• Zusätzlich wird das Bundesamt für Justiz eine externe Meldestelle als gleichwertige Möglichkeit zur Meldung von Hinweisen einrichten und betreiben. Die Bundesländer haben außerdem die Möglichkeit, eigene Meldestellen einzurichten.
• Whistleblower können frei entscheiden, ob sie eine Meldung an die interne Meldestelle ihres Unternehmens abgeben oder die externe Meldestelle nutzen möchten.
• Auch anonymen Hinweisen soll nachgegangen werden. Es besteht jedoch keine gesetzliche Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.
• Um Whistleblower vor möglichen "Repressalien" zu schützen, enthält das Gesetz eine umfassende Umkehr der Beweislast: Wenn ein Whistleblower im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit "benachteiligt" wird, wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie darstellt, soweit der Whistleblower geltend macht, diese Benachteiligung infolge einer Meldung erlitten zu haben. Darüber hinaus können Whistleblower Schadensersatzansprüche aufgrund erlittener Repressalien geltend machen.
• Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz können mit Bußgeldern von bis zu 50.000 € versehen werden. Für juristische Personen und Personenvereinigungen kann sich in bestimmten Konstellationen der Bußgeldrahmen sogar verzehnfachen.

Bedeutung des Hinweisgeberschutzgesetzes für die Praxis

Neben der Verpflichtung zur Einrichtung und dem Betrieb einer internen Meldestelle im Unternehmen, ist es ebenfalls erforderlich, klare Richtlinien festzulegen, wie mit möglichen eingehenden Meldungen von Whistleblowern verfahren werden soll. Falls bereits eine Meldestelle und entsprechende Richtlinien im Unternehmen existieren, müssen sie daraufhin überprüft werden, ob sie im Einklang mit den Bestimmungen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes stehen.

In Unternehmen, in denen ein Betriebsrat vorhanden ist, muss regelmäßig eine längere Vorlaufzeit eingeplant werden. Je nach Ausgestaltung des Hinweisgebersystems im Einzelfall kommen verschiedene Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats in Betracht, die berücksichtigt werden müssen.

Falls die Identität des Whistleblowers bekannt ist, könnte bereits die Nichtberücksichtigung des Whistleblowers bei bevorstehenden Beförderungen, Versetzungen oder die Nichtverlängerung seines befristeten Arbeitsvertrags als potenzielle "Repressalie" gewertet werden. In solchen Fällen liegt die Beweislast beim Arbeitgeber, der nachweisen muss, dass dies keine Benachteiligung des Whistleblowers aufgrund seiner Meldung war. Wenn dieser Entlastungsbeweis nicht erbracht werden kann, können Schadensersatzansprüche des Whistleblowers und Bußgelder drohen.

• Prozessanalyse
• Handlungsempfehlungen
• Datenschutz-Quick-Check
• Prüfung von Grundsätzen, Verfahren und Maßnahmen nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz (IDW PH 9.860.1)