Nachdem der Gesetzgeber das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) nach langer Diskussion verabschiedet hat und das Gesetz am 02.07.2023 in Kraft getreten ist, sind bereits seit diesem Zeitpunkt Unternehmen ab 250 Mitarbeitern sowie sog. „störanfällige“ Unternehmen verpflichtet, die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes umzusetzen.
Für kleinere Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Mitarbeitern besteht eine Übergangsregelung bis zum 17.12.2023, bis die Pflichten des Gesetzes, insbesondere zur Errichtung einer internen Meldestelle, auch sie erfasst. Daher sollten sich betroffene Unternehmen spätestens jetzt mit den Verpflichtungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz befassen.
Wir hatten Sie bereits in der Vergangenheit über die des Gesetzes informiert. Gerne stellen wir Ihnen nachfolgend nochmals einige wesentliche Gesichtspunkte des Gesetzes sowie unser Unterstützungsangebot bei der Umsetzung der Verpflichtungen dar.
- Wesentliche Verpflichtung durch das Hinweisgeberschutzgesetz: Einrichtung einer internen Meldestelle im Unternehmen
- Ausgestaltung der internen Meldestelle
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht vor, dass die Einrichtung der internen Meldestelle dadurch erfolgen kann, dass entweder eine beim Unternehmen selbst beschäftigte Person, eine interne Organisationseinheit oder ein Dritter (z. B. Ombudsperson) mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut werden kann. Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet das Unternehmen jedoch nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen.
Die Personen, die mit dem Betrieb der Meldestelle beauftragt sind, müssen bei der Ausübung der Tätigkeit unabhängig sein. Das Unternehmen hat sicherzustellen, dass die Personen, die in der Meldestelle arbeiten, die notwendige Fachkunde besitzen.
Es müssen Meldekanäle eingerichtet werden, über die sich die Beschäftigten sowie Leiharbeitnehmer an die interne Meldestelle wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Der Meldekanal kann auch externen Personen offenstehen, die in ihrem Berufsalltag mit dem Unternehmen in Kontakt stehen, also z.B. Kunden oder Lieferanten.
- Verfahren bei internen Meldungen
Die interne Meldestelle muss
- – der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung nach spätestens sieben Tagen bestätigen,
- – prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt,
- – mit der hinweisgebenden Person den Kontakt halten,
- – die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung prüfen,
- – die hinweisgebende Person ggf. um weitere Informationen ersuchen und
- – die angemessenen Folgemaßnahmen ergreifen.
Zudem muss die Meldestelle auch dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung Rückmeldung über seine Meldung geben. Dabei sind die geplanten und bereits ergriffenen Folgemaßnahmen und die Gründe dafür mitzuteilen, sofern dadurch die Nachforschungen und die Rechte der Person, die Gegenstand der Meldung ist, nicht beeinträchtigt werden.
- Unser Angebot
Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der oben aufgezeigten Maßnahmen in Ihrem Unternehmen. Gemeinsam mit unseren Kooperationspartnern sind wir in der Lage, unseren Mandanten einen umfassenden Prozess zur Erfüllung der Pflichten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz bereitzustellen.
Je nachdem, wie Sie das Hinweisgebersystem in Ihrem Unternehmen umsetzen wollen (als interne oder externe Lösung), bieten wir Ihnen eine einfach zu implementierende und allen gesetzlichen Anforderungen gerecht werdende technische Lösung an sowie falls gewünscht darüber hinaus auch die Übernahme der Funktion der Meldestelle und des Case-Managements. Gerne können Sie sich auch unter nachfolgendem Link über das Angebot unserer Schwestergesellschaft, der SONNTAG IT Solutions GmbH & Co. KG, informieren:
https://www.sonntag-its.de/loesungorientiert/whistleblowing-plattform-hinweisgebersystem/
Kontaktieren Sie bei Interesse an dem Angebot gerne die Ihnen bekannten Ansprechpartner in unserem Hause.
Obige Ausführungen stellen eine unverbindliche Zusammenstellung nach heutigem Stand (06.12.2023) dar. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit wird keine Haftung übernommen.
Für Rückfragen zum Inhalt dieser Fachnachrichten und zu Ihrem richtigen Ansprechpartner in unserem Hause sowie für eine unverbindliche Kontaktaufnahme stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
Ihre Ansprechpartner
Michael Wagner | Partner, Rechtsanwalt
Helene Mayr | Rechtsanwältin
Die Sonderinformation als PDF-Datei finden Sie im Nachgang verlinkt
Hinweisgeberschutzgesetz – dringender Handlungsbedarf für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern
